Cómo activar un período contable CORPORATE

1. Introducción

La contabilidad del sistema se estructura en Ejercicios Contables, los cuales se dividen en Periodos (mensuales). El control de estos periodos es fundamental para garantizar que la información contable sea íntegra y que no se realicen modificaciones en meses ya reportados o auditados.

Para dar de alta un periodo, se realiza cuando se da de alta el Ejercicio.

Los ejercicios contables se cargan desde Contabilidad > Configuración > Ejercicios.

2. Objetivo del procedimiento

Aprender a gestionar los estados de cada mes para permitir o bloquear el registro de asientos contables según el avance del ciclo operativo de la empresa.

3. Estados de los Periodos

Cada periodo dentro de un ejercicio debe tener asignado uno de los siguientes tres estados:

• Activo: Es el estado que permite la operación normal. El periodo puede recibir asientos contables sin restricciones.

• Definido: Funciona como un bloqueo preventivo. El periodo no puede recibir asientos contables porque está bloqueado. Este estado es flexible: permite volver a activar el mes o pasarlo a cierre definitivo.

• Cerrado: Es el estado final. Se puede llegar a él desde el estado "Activo" o "Definido". Una vez cerrado, el sistema no permite recibir más asientos contables bajo ninguna circunstancia. Y actualmente es un estado irreversible, recomendado solo si ya se tienen todos los libros copiados

4. Paso a paso: Alta y Activación

A. Creación de Periodos

Los periodos no se crean de forma aislada, sino que se generan obligatoriamente al momento de agregar un nuevo Ejercicio Contable.

B. Cómo Abrir o Activar un mes

Para que los usuarios administrativos puedan cargar comprobantes o asientos, el mes correspondiente debe estar abierto:

1. Ingresá a la grilla de periodos del ejercicio vigente.

2. Ubicá el mes deseado (ej. "Mayo").

3. En la columna Estado, seleccioná la opción Activo del menú desplegable.

4. Presioná el botón Aceptar para confirmar los cambios.

[!TIP] Referencia visual: En la pantalla se observa claramente la distinción entre meses operativos (Enero a Abril en estado Activo) y meses futuros o bloqueados (Mayo a Diciembre en estado Definido).

5. Notas importantes / Consideraciones

• Consistencia de Fechas: Cada periodo tiene una fecha de inicio ("Desde Fecha") y de fin ("Hasta Fecha") estrictas. El sistema validará que cualquier asiento cargado caiga dentro de ese rango.

• Bloqueo por seguridad: Se recomienda mantener en estado Definido todos los meses futuros para evitar errores de carga en fechas lejanas.

6. Errores comunes

• Intentar cargar asientos en meses "Definidos": El sistema rechazará la operación. Primero se debe realizar el cambio manual a "Activo".

• Olvidar cerrar periodos anteriores: Si un mes ya finalizó pero queda en estado "Activo", se corre el riesgo de que se alteren los balances o presentaciones impositivas ya presentado/as.

7. Preguntas frecuentes (FAQ)

¿Puedo volver a activar un periodo que está en estado "Definido"? Sí, el estado "Definido" permite la reversibilidad a "Activo" si se requiere realizar ajustes.

¿Puedo reabrir un periodo que ya está "Cerrado"? Según la lógica del sistema, el estado "Cerrado" es definitivo para evitar que se rompa la integridad de la contabilidad ya finalizada.

⚠️ Importante

1. Columna "Permitir cerrar sin validar":Con esta opción el usuario elige deliveradamnete cerrar el periodo sin las validaciones recomendables del sistema.