Introducción

El presente manual describe cómo se realiza el uso de las diferentes opciones dentro del módulo INVENTARIO que actualmente están definidos para que el sistema de facturación los reconozca y actúe de acuerdo a su definición.

Inventario

La funcionalidad "Inventario" constituye el núcleo central del módulo Inventario del sistema Billing, proporcionando las herramientas necesarias para la gestión completa del ciclo de vida de los equipos, dispositivos y activos que la empresa comercializa, instala o administra para sus clientes. "Inventario" es una herramienta integral que permite registrar, clasificar, seguir y controlar todos los elementos físicos que forman parte de la oferta de productos y servicios de la empresa, gestionando su estado, ubicación, asignación a clientes y toda la información técnica asociada a lo largo de su ciclo de vida.

Esta funcionalidad satisface necesidades fundamentales para la operación del negocio:

• - Administrar equipamiento: Registrar y controlar todos los dispositivos disponibles

• - Gestionar ciclo de vida: Seguir estados desde adquisición hasta baja

• - Vincular con clientes: Asociar equipos a servicios y contratos

• - Controlar ubicaciones: Administrar dónde está instalado cada equipo

• - Facilitar soporte técnico: Proporcionar información técnica para mantenimiento

Desde el árbol de INVENTARIO      podremos acceder a la opción Inventario

Las características principales del módulo pueden ser:

1. Gestión de Catálogo

Permite administrar una estructura jerárquica completa:

• Productos: Categorías generales de equipamiento

• Modelos: Variantes específicas de productos

• Inventarios: Unidades individuales con número de serie

Esta jerarquía facilita la organización y búsqueda de equipamiento específico.

2.  Control de Estados

Administra el ciclo de vida completo mediante estados bien definidos:

• - **NEW**: Recién ingresado al inventario

• - **AVAILABLE**: Disponible para asignación

• - **INSTALLED**: Instalado en cliente

• - **UNAVAILABLE**: No disponible temporalmente

• - **OUTOFSERVICE**: Fuera de servicio (averiado)

Las transiciones entre estados están controladas mediante validaciones específicas.

3.  Vinculación con Clientes

Facilita la asignación de equipamiento:

• - Instalación en ubicaciones de clientes (places)

• - Vinculación con servicios contratados

• - Seguimiento de historial de asignaciones

• - Control de equipos por cliente

4.  Información Técnica

Almacena datos críticos para cada unidad:

• - Números de serie únicos

• - Identificadores técnicos

• - Características específicas

• - Versiones de hardware/software

• - Información de garantía

       5.  Trazabilidad Completa    

Mantiene registro detallado de cada cambio:

• - Fechas de cambios de estado

• - Historial de instalaciones

• - Movimientos entre clientes

• - Servicios asociados a lo largo del tiempo

Accediendo al visor   de Inventario podremos visualizar las diferentes variables de los mismos:

• Identificador: Código único que identifica cada unidad individual de inventario en el sistema.

• Estado:  Indicador de la situación actual del equipo dentro de su ciclo de vida operativo. 

Valores Posibles:

•   - **NEW**: Recién ingresado al inventario, pendiente de activación

•   - **AVAILABLE**: Disponible para asignación a cliente

•  - **INSTALLED**: Instalado y en servicio en un cliente

•   - **UNAVAILABLE**: Temporalmente no disponible (mantenimiento, revisión)

  - **OUTOFSERVICE**: Dado de baja permanentemente (averiado, obsoleto)

• Serie: Número de serie físico del equipo, tal como aparece en la etiqueta del fabricante.

• Producto: Categoría o tipo general del equipo, que define sus características básicas y función.

• Modelo:  Variante específica del producto que precisa las características técnicas exactas.

• Fecha de ingreso: Fecha en que el equipo fue registrado en el sistema de inventario.

• Servicio de cuenta de inventario:  Identificador del servicio asociado al equipo cuando está instalado en un cliente.

• Cuenta de inventario:  Identificador de la cuenta de cliente donde está instalado el equipo.

• Descripción cuenta: Nombre o descripción legible de la cuenta del cliente asociada al equipo.

• object_dyn_data_list_id: Identificador técnico que vincula el equipo con sus atributos dinámicos específicos. Permite almacenar atributos variables según tipo de equipo. Generalmente oculto para usuarios finales

Dentro de esta misma pantalla, podemos observar otros aspectos relacionados con la consulta de inventario, como los servicios de la cuenta y los estados del inventario.

Servicios de la cuenta

La funcionalidad "Servicios de la Cuenta" dentro de la opción de menú Inventario es un componente crítico que establece y gestiona la relación entre los equipos físicos (unidades de inventario) y los servicios contratados por los clientes, permitiendo vincular de manera precisa qué dispositivo específico está proveyendo cada servicio activo en una cuenta. 

Esta funcionalidad cumple varios objetivos fundamentales:

• - Vincular equipos con servicios: Asocia cada unidad física de inventario con el servicio específico que proporciona

• - Garantizar integridad operativa: Asegura que solo equipos compatibles se asignen a cada tipo de servicio

• - Facilitar seguimiento: Permite conocer qué equipo específico está instalado para cada servicio

• - Controlar facturación: Asegura la correcta aplicación de cargos relacionados con equipamiento

• - Soportar cambios: Facilita reemplazos de equipos manteniendo continuidad del servicio

Las características principales de la opcion de menu

1. Validación de Compatibilidad

El sistema verifica automáticamente que:

• - El equipo seleccionado es compatible con el tipo de servicio

• - Las características técnicas del equipo satisfacen los requisitos del servicio

• - No hay conflictos con otros servicios del cliente

2. Gestión de Cambios

Facilita operaciones como:

• - Reemplazo de un equipo por falla (preservando el servicio)

• - Actualización a un modelo superior (upgrade)

• - Traslado de servicio a otra ubicación del cliente

• - Devolución por finalización de contrato

3. Trazabilidad Completa

Mantiene registro detallado de:

• - Historial de equipos que han provisto cada servicio

• - Fechas de instalación y desinstalación

• - Motivos de cambios o reemplazos

• - Técnicos responsables de cada operación

4. Integración con Facturación

Impacta directamente en aspectos como:

• - Cargos por alquiler de equipos específicos

• - Servicios adicionales dependientes del equipamiento

• - Garantías extendidas sobre dispositivos

• - Promociones vinculadas a ciertos modelos

Accediendo al visor   de Servicio de la cuenta podremos visualizar las diferentes variables de los mismos:

• Identificador: Código único que identifica cada instancia específica de un servicio contratado por un cliente.

• Cuenta: Cliente al que pertenece el servicio contratado.

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• Servicio: Tipo o categoría de servicio contratado que define sus características comerciales y técnicas.

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• Servicio Padre: Identificador del servicio principal del cual depende este servicio, en caso de ser un servicio complementario o adicional.

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• Estado: Situación actual del servicio dentro de su ciclo de vida comercial y operativo .  Determina si el servicio está activo para facturación y soporte

Valores Posibles:

•   - **PENDING**: Contratado pero pendiente de instalación

•   - **ACTIVE**: Instalado y funcionando correctamente

•   - **SUSPENDED**: Temporalmente desactivado (ej: por falta de pago)

•   - **CANCELLED**: Dado de baja permanentemente

• Plan de cuenta:  Plan comercial o paquete al que pertenece este servicio dentro de la oferta contratada por el cliente. Define descuentos, promociones y condiciones aplicables. Afecta a la facturación de acuerdo a los precios y políticas de facturación. Una consideración a tener en cuenta es que un servicio siempre está asociado a un plan, incluso si es individual

• Modalidad de contrato: Tipo de compromiso comercial bajo el cual se ha contratado el servicio.  Define condiciones de permanencia y penalizaciones

• Inventario: Identificador único del equipo físico asignado actualmente para proporcionar este servicio. Consideraciones a tener en cuenta: 

  • - Un equipo solo puede estar asignado a un servicio a la vez

  • - El sistema valida compatibilidad entre servicio y tipo de equipo

  • - Campo fundamental para soporte técnico y mantenimiento

• Inventory_serial:Número de serie físico del equipo actualmente asignado al servicio.

Dentro de la misma opción de menú podremos observar el resumen de los estados del servicio de la cuenta con la fecha y hora del cambio de estado correspondiente.

Estados del inventario    

Los estados del inventario representan las diferentes etapas del ciclo de vida por las que puede pasar un equipo desde su ingreso al sistema hasta su baja definitiva. El correcto manejo de estos estados es fundamental para la gestión eficiente del inventario y la prestación adecuada de servicios a los clientes.

Descripción Detallada de Estados posibles:

1. NEW (Nuevo): Estado inicial que indica que el equipo ha sido registrado en el sistema pero aún no está listo para su uso.

Características:

•   - Recién ingresado al inventario

•   - Pendiente de verificación técnica o activación

•   - No disponible para asignación a clientes

Transiciones Permitidas:

  - → AVAILABLE (después de verificación)

  - → UNAVAILABLE (si requiere configuración adicional)

  - → OUTOFSERVICE (si se detectan fallas)

2. AVAILABLE (Disponible): Indica que el equipo está verificado, funcional y listo para ser asignado a un cliente.

Características:

•   - Verificado técnicamente

•   - En inventario físico accesible

•   - Listo para instalación

Transiciones Permitidas:

  - → INSTALLED (al asignarse a un cliente)

  - → UNAVAILABLE (por mantenimiento preventivo)

  - → OUTOFSERVICE (si se detectan fallas)

 3. INSTALLED (Instalado):: Indica que el equipo está actualmente instalado y en uso por un cliente específico.

Características:

•   - Asignado a un cliente y servicio específico

•   - Ubicado físicamente en instalación del cliente

•   - Activo y generando facturación asociada

Transiciones Permitidas:

  - → AVAILABLE (al desinstalarse y retornar al inventario)

  - → UNAVAILABLE (por mantenimiento sin desinstalación)

  - → OUTOFSERVICE (por falla terminal durante uso)

4. UNAVAILABLE (No Disponible): Estado temporal que indica que el equipo no está disponible para asignación debido a procesos internos.

Características:

•   - Temporalmente fuera de circulación

•   - En proceso de mantenimiento, actualización o revisión

•   - Pendiente de decisión administrativa

Transiciones Permitidas:

  - → AVAILABLE (al completar procesos y verificar funcionamiento)

  - → OUTOFSERVICE (si se determina que no es recuperable)

  - → INSTALLED (raramente, en casos especiales de mantenimiento in situ)

5. OUTOFSERVICE (Fuera de Servicio):  Estado final que indica que el equipo ya no es utilizable y ha sido dado de baja del inventario activo.

Características:

•   - Permanentemente fuera de circulación

•   - Dado de baja por avería, obsolescencia o pérdida

•   - No recuperable para uso normal

Transiciones Permitidas:

  - Generalmente ninguna (estado terminal)

  - → UNAVAILABLE (excepcionalmente, si se reconsiderara su recuperación)

Ciclo de Vida Típico del Inventario

    NEW AVAILABLE  INSTALLED  AVAILABLE  OUTOFSERVICE

                                     └── UNAVAILABLE ──┘

Accediendo al visor   de Estados del inventario podremos visualizar las diferentes variables de los mismos: