Este instructivo de encuentra en desarrollo
Instructivo para la Carga de Plantillas de Migración
El modelo base ya tiene configurado las plantillas de Excel que precisa para la migración inicial, pero si fuera necesario modificar o agregar alguno, los detalles de la configuración lo tenes en el siguiente link https://calipso.freshdesk.com/a/solutions/articles/101000558924?lang=es
Este instructivo te brinda información sobre como realizar la carga de
- Plantilla de Plan de cuentas
- Plantilla de personas fisicas
- Plantilla de personas juridicas
- Plantilla de Clientes
- Plantilla de Proveedores
- Plantilla de Productos
- Plantilla de Servicios
- Plantilla de conceptos
Este manual es tu compañero para la carga inicial de datos. Queremos que este proceso sea lo más sencillo y claro posible, asegurando que tengamos la base perfecta para empezar a trabajar con el nuevo sistema
Recuerda la Regla de Oro: La calidad de la información que cargamos ahora determina qué tan bien funcionará el sistema después, por lo que en esta instancia la carga inicial de datos es clave!
Instructivo de Carga del Plan de Cuentas
El Plan de Cuentas se construye en una estructura jerárquica (o "árbol"), que va de lo más general a lo más específico. Para cargarlo, necesitas la siguientes solapas:
Solapa; Plan de cuentas
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Solapa: Títulos Contables (La Estructura)
Esta hoja define los niveles superiores, es decir, las cuentas que acumulan saldo, pero que no reciben asientos directamente.
| Campo (Header) | Detalle del Campo | Opciones / Ejemplos | Consejos y Recomendaciones (¡Cuidado!) |
| (Alfanumérico - Asociación) | Código del Plan | 4 (o el código que asocia la solapa "Planes de cuenta" con la solapa "Titulos contables"). | Uniformidad: Este código debe ser el mismo en todas las filas de tus tres plantillas de Plan de Cuentas. |
| codigo (Alfanumético) | Código del Título | 1 (ACTIVO), 11 (ACTIVO CORRIENTE), 111 (DISPONIBILIDADES). | Crea tu Jerarquía: Define el código según el nivel. Un código más corto suele ser un nivel más alto. Por ejemplo, si 1 es Activo, 11 debe ser Activo Corriente. |
| descripcion (Alfanumético) | Descripción del Título | ACTIVO CORRIENTE, DEUDAS COMERCIALES, RESULTADOS. | Debe ser claro, ya que agrupará a todas las cuentas inferiores. |
| acumula (entidad) | Acumula en | El código del Título inmediatamente superior. Ej: 11 (Activo Corriente) debe acumular en 1 (Activo). | La Clave del Árbol: Este campo es vital. Si lo dejas vacío, la cuenta es de nivel superior (la raíz del árbol). Si pones un código, esa cuenta se convierte en "hija" de la cuenta que indiques. Siempre debe ser un código de un Título Contable. |
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Solapa Cuentas Contables
Esta hoja contiene las cuentas de último nivel, las cuentas imputables, que son las únicas que pueden recibir registros de asientos contables.
Resumen de Consejos y Recomendaciones
¡Doble Chequeo! Antes de enviar, revisa que cada código en el campo
acumulade la plantilla Cuentas Contables exista realmente en la plantilla Títulos Contables.Validación de Caracteres: Asegúrate de que los códigos no contengan espacios, comas ni caracteres especiales a menos que sean parte de tu formato contable (
.o-).Universo Completo: Asegúrate de que tu Plan de Cuentas incluya las cuentas contables que se mencionaron como clave para el proceso:
Ten en cuenta que una vez migrado el plan de cuentas, no se puede actualizar. Por lo que las cuentas nuevas deberán ser agregadas de manera manual. Si tienes dudas puedes acceder al siguiente link Cuentas
Con este detalle, ¡tu Plan de Cuentas estará listo para la carga inicial! Si te surge alguna duda con una cuenta en particular, no dudes en consultarnos.
Personas Físicas
Propósito de Esta Plantilla: Quién es Quién
Esta plantilla se llama Personas Físicas porque su único objetivo es registrar la identidad única de un individuo, sin importar el rol que cumpla en la empresa (cliente, proveedor, empleado, vendedor, etc.).
Regla de Oro: Una persona = una fila. Si Juan Pérez es Cliente y Proveedor, ¡lo cargas solo una vez en esta plantilla! Luego, asociaremos ese código a sus diferentes roles.
Datos Clave de Identificación (Columnas A - L)
Estas son las columnas principales y la base de la ficha de cada persona.
Solapa ¨Personas Fisicas
2. Domicilios, Teléfonos y E-mails (Las "Listas de Contención")
Los datos de contacto y domicilio no van en esta hoja principal, sino en sus propias hojas (archivos .csv o pestañas de Excel) para que una persona pueda tener varios domicilios, teléfonos o correos.
El Secreto de la Conexión: El Código
Para que el sistema sepa que un teléfono o un domicilio le pertenece a Juan Pérez, debes usar su Código único (PF001) en la primera columna de las hojas auxiliares.
A. Plantilla de Domicilios
B. Plantillas de Teléfonos y Direcciones Electrónicas
El funcionamiento es idéntico al de Domicilios:
En la columna
persona, coloca el Código Único (PF001).Define el Tipo (ej.
Celular,Comercialpara Teléfonos;E-Mail,Web-Sitepara E-mails).Ingresa el Número o la Dirección correspondiente.
3. Consejos Finales y Revisión Rápida
¡Excelente trabajo! Una vez que termines de completar tu archivo con el universo de prueba solicitado (esos 5-10 clientes y personas), estarás dando un gran paso en el proceso de migración y la normalización de nuestra información.
Si tienes alguna pregunta, no dudes en contactar al equipo de apoyo. ¡Contamos contigo para construir esta nueva base de datos de la mejor manera!
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Plantilla de Personas Físicas
Esta es la base. Aquí cargamos los datos de identificación de individuos (empleados, dueños, contactos, y cualquier persona que luego pueda ser Cliente, Proveedor, comprador, vendedor, empleado de la compañia).
Consejos y Recomendaciones Clave:
¡No Duplicar! Si una persona tiene varios roles (es empleado y a la vez proveedor), solo se carga la persona UNA VEZ aquí. Los roles se asignarán después.
Separación Obligatoria: Si tienes datos de empresas o sociedades, esos van en la plantilla de Personas Jurídicas (aún no detallada, pero tenlo presente).
2. Plantillas de Clientes y Proveedores
Estas plantillas son muy sencillas porque solo asocian el rol (ser Cliente o Proveedor) a la persona o empresa que ya cargaste en la sección anterior.
Consejos y Recomendaciones Clave:
Vínculo Único: El corazón de esta plantilla es el Código de Persona Fisica o Juridica que usaste en la Sección 1.
3. Configuración Inicial de Productos.
Aquí definimos cómo se comportan nuestros bienes y servicios, especialmente cómo se maneja su valor y su existencia.
3.1. Productos: La Contabilidad y la Trazabilidad
3.2. Maestro de Conceptos (Servicios sin Stock)
5. ¡Próximos Pasos! (Tu Compromiso)
Para que podamos empezar a probar la carga en el sistema, te pedimos lo siguiente:
Completa y Envía: Envía el universo de prueba solicitado
Normalización Continua: Recuerda que la limpieza y normalización de tus datos es un proceso continuo que lleva tiempo. ¡Es hora de empezar a fondo!
Pregunta sin Dudar: Si tienes la más mínima duda al completar un campo, por favor, contactanos
¡Gracias por tu dedicación! Con esta información bien cargada, la migración será un éxito.
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