00. Guía general de Contabilidad | WAN

Objetivo

Brindar una visión integral del funcionamiento contable en Calipso ERP WAN, estableciendo un marco común para comprender cómo se estructura, genera y controla la información contable dentro del sistema.

Esta guía funciona como punto de referencia para los instructivos específicos que profundizan cada proceso.

Alcance

El circuito contable en WAN abarca los siguientes ejes funcionales:

• Definición y administración del Plan de Cuentas.
• Configuración de tipos de asientos y asientos tipo.
• Creación y gestión de ejercicios contables y períodos.
• Generación de asientos manuales, automáticos y especiales.
• Procesos de control y mantenimiento (regeneración y renumeración).
• Consulta y análisis mediante reportes contables.

La contabilidad en WAN no es un módulo aislado: es el resultado integrado de múltiples circuitos operativos que impactan en forma automática sobre el esquema contable definido.

Componentes estructurales del funcionamiento contable

El funcionamiento contable en WAN se apoya en tres componentes principales que actúan de forma integrada:

.Plan de Cuentas - Imputaciones - Asientos Contables.

1) Plan de Cuentas

• Constituye la estructura jerárquica que organiza la información contable de la empresa. 
• Es único y transversal: todos los procesos que generan impacto contable lo utilizan como base estructural. 
• En WAN puede estar compuesto por distintos niveles:

• Rubros
• Grupos
• Cuentas contables
• Subcuentas
• Cuentas imputables: representan el último nivel operativo del plan. Son las que se utilizan efectivamente en la registración de asientos y permiten imputar importes en el Debe y el Haber.

• Clave: Una definición consistente del plan es clave para garantizar automatización, coherencia y correcta lectura de reportes.

2) Imputaciones contables

• Establecen cómo una operación impacta en el plan de cuentas.
• En WAN funcionan como reglas de asignación contable configuradas previamente. Estas reglas determinan qué cuentas se verán afectadas cuando se registre una transacción.
• Operativamente, permiten que el usuario trabaje sobre comprobantes funcionales (compras, pagos, ventas, etc.) sin intervenir manualmente en la contabilidad. El sistema aplica automáticamente las imputaciones definidas y genera el asiento correspondiente.
• Las imputaciones son el principal punto de control del impacto contable de la operatoria diaria.

3) Asientos contables

• El asiento contable es el resultado del proceso contable en WAN.
• Puede tener diferentes orígenes:

• Asientos manuales registrados por el usuario.
• Asientos generados automáticamente desde transacciones.
• Asientos basados en cuentas imputables.
• Asientos predefinidos mediante asientos tipo.
• Asientos especiales vinculados al cierre contable (ajustes, refundición, cierre y apertura).

• Independientemente de su origen, todo asiento:

• Pertenece a un ejercicio contable.
• Impacta en un período dentro de ese ejercicio.
• Puede ser Real o Presupuestario.
• Debe cumplir el principio de partida doble (Debe = Haber), validado automáticamente por el sistema.

• En WAN, la mayoría de los asientos se generan automáticamente; la registración manual se utiliza principalmente para ajustes o situaciones excepcionales.

3.1) Ejercicios y períodos contables

• El ejercicio contable define el marco temporal sobre el cual se registran los asientos.
• Dentro de cada ejercicio se crean períodos contables, que determinan la ubicación temporal específica de cada registración.
• La correcta administración de ejercicios y períodos es fundamental para:

• Garantizar la coherencia temporal de la información.
• Ejecutar correctamente procesos de cierre y apertura.
• Mantener la numeración ordenada de los asientos.

Flujo general de la información contable

De forma simplificada, el esquema contable en WAN funciona así:

1. Se define el Plan de Cuentas.

2. Se configuran las imputaciones contables.

3. El usuario registra operaciones en los distintos circuitos del sistema.

4. WAN genera los asientos correspondientes.

5. Los asientos impactan en saldos y reportes contables.

Este modelo permite mantener consistencia contable incluso ante altos volúmenes de operación.

Procesos de control y mantenimiento

• WAN ofrece herramientas para mantener la integridad del circuito contable:

• Regeneración de asientos.
• Renumeración de asientos.
• Consulta de preasientos y asientos transaccionales.

• Estas funciones permiten auditar, corregir desvíos y asegurar la correcta aplicación de las reglas de imputación.

Reportes contables

• El sistema incluye reportes que permiten analizar la información registrada y verificar su consistencia:

• Libro Diario
• Libro Mayor
• Balance de Sumas y Saldos
• Balance General de Saldo
• Balance de Presentación
• Reporte de Plan de Cuentas

• Estos reportes facilitan el control interno, la preparación de estados contables y el cumplimiento de requerimientos legales y de auditoría.

Automatización y control

• El enfoque contable de WAN se basa en la automatización.
• Al centralizar la definición del plan y las imputaciones, se reduce la intervención manual y el riesgo de errores operativos.
• Al mismo tiempo, el sistema conserva trazabilidad y ofrece herramientas de consulta que permiten controlar los asientos generados y validar el correcto funcionamiento del circuito contable.

Consideraciones generales

Para asegurar un correcto funcionamiento contable en WAN se recomienda:

• Definir el Plan de Cuentas antes de iniciar la operatoria.

• Configurar y validar las imputaciones de cada circuito.

• Comprender el impacto contable de las operaciones funcionales.

• Utilizar los reportes para control y seguimiento periódico.