Introducción

Este manual detalla el procedimiento para implementar y gestionar los Proveedores en la integración entre Calipso ERP y el Portal de Proveedores y Clientes (ex Visma NosConecta). 

La integración permite automatizar el alta de proveedores y la carga de facturas desde el portal hacia el ERP, agilizando el circuito de compras y recepción documental.

Archivos relacionados:

• Anexo: información complementaria, en: Anexo. Integración.
• Fuente: elaborado a partir del video: Integración con Portal de Proveedores. La demostración se realizó sobre la interfaz Bootstrap, aunque la funcionalidad estará disponible también en la nueva interfaz X.
• Clientes: gestión de Clientes que participan del circuito, en: Integración Clientes.

Alcance:
El documento abarca:

• Requisitos previos
• Procedimiento general:

• Configuración inicial en Calipso ERP.
• Gestión de proveedores en el Portal.
• Proceso de carga automática de facturas.

• Validaciones y puntos de control
• FAQs
• Ficha Técnica - Proveedores

Requisitos Previos

Antes de iniciar la configuración se debe contar con:

• Usuario administrador de Calipso ERP.
• Credenciales del Portal (usuario, contraseña, ID de compañía e ID del portal).
• Definición del artículo genérico temporal en Calipso.
• Mapeo acordado de monedas entre ambas plataformas.
• Confirmación de los documentos a intercambiar: Factura, Nota de Crédito y Nota de Débito (o definir según operación).

Procedimiento General

A. Configuración Inicial

Se detallan los pasos necesarios para habilitar y parametrizar la integración antes de operar con proveedores o documentos:

1. Activar Feature Flag anc

• Solicitar a operaciones la activación del Feature Flag anc, para habilitar las funciones de integración. Sin él, no se podrá configurar ni operar la conexión. 

2. Verificar y Actualizar Estructuras

• Ejecutar la opción Verificar Estructuras.
• Confirmar que se genere el nuevo campo Portal de Proveedores en el objeto Monedas, requerido por la integración.

3. Configurar Mapeo de Monedas

• Ingresar al objeto Monedas.
• Completar el campo Portal de Proveedores asignando los códigos internos de Calipso a las monedas utilizadas por el Portal.
•  Esto es obligatorio para validar facturas provenientes del Portal, ya que el código de moneda se utiliza como criterio de control y asociación. 

4. Definir Parámetros de Conexión

Ubicación: Circuitos y Documentos > Parámetros > Portal 

• Seleccionar Tipo de conexión: Stage o Producción.
• Completar Usuario y Password entregados por el portal.
• Ingresar ID de la Compañía asignado por el Portal.
• Asignar ID del Portal: valor 1, 2 o 3 según corresponda.
• Verificar que el campo de usuario del portal de proveedores contenga el valor correcto.

Nota: estos son datos críticos para que el ERP valide autenticación y pueda consultar o recibir datos desde el Portal. Es recomendable realizar esta configuración en Stage antes de pasar a Producción.

5. Definir Documentos de Compras a intercambiar

• Factura.
• Nota de Crédito.
• Nota de Débito (o confirmar documento alternativo).

6. Configurar Artículo Genérico Temporal

• Crear y definir un Artículo Genérico, sin stock ni control de precios.
  
• Asignarle un código fácilmente identificable (ej. GEN_FACTURA_PORTAL).
  
• Asociarlo en la configuración del Portal.
• Permitirá imputar el importe de las facturas hasta que el usuario realice la carga de los artículos reales.

7. Mapear Campos en Documento de Compras

• Mapear campo para email del Proveedor.
• Mapear campo para almacenar CAE.
• Mapear campo para Fecha de CAE.

Nota: Estos campos son obligatorios para facturas electrónicas, ya que almacenan datos fiscales. 

B. Gestión de Proveedores

1. Alta y Vinculación de Proveedores

• Activar la propiedad Portal de Proveedores en la ficha de cada proveedor que opere con el Portal.
• El sistema asignará automáticamente un ID de Portal (campo de solo lectura).
• Este parámetro permite identificar al proveedor como participante en el circuito integrado. 

2. Consulta de Proveedores Vinculados

• Utilizar un filtro por ID de Portal completo (no nulo) para consultar proveedores ya vinculados con el Portal.

3. Alta Masiva de Proveedores en el Portal

Ubicación: Compras > Movimiento de Compras > Alta de Proveedores en Portal de Proveedores

• Ejecutar la opción.
• Visualizar cantidad de Proveedores de Calipso aún no dados de alta en el Portal.
• Aceptar.
• El sistema validará duplicados y enviará únicamente los proveedores habilitados para operar en el Portal. 
• Los proveedores se registrarán automáticamente en el Portal.

C. Ingreso Automático de Facturas

1. Carga de Documentos desde el Portal

Ubicación: Compras > Movimiento de Compras > Carga de Documentos Portal de Proveedores

• Ejecutar la opción.
• Se listarán todas las facturas pendientes de carga desde el Portal.
• Presionar Aceptar para realizar la importación.

2. Registro de Facturas

• El sistema generará los comprobantes de Compras, asignando el artículo genérico. 
• Las facturas se cargarán automáticamente en Calipso ERP.
• Si la factura posee un archivo PDF adjunto en el portal:
  • Se transferirá y adjuntará al registro documental en Calipso.

Validaciones y Puntos de Control

• Verificar que todos los proveedores tengan ID de Portal antes de intentar cargar documentos.
• Confirmar mapeo de monedas completo y correcto.
• Validar que los CAE y fechas de CAE se almacenen correctamente en sus campos asignados.
• Revisar que las facturas importadas contengan sus PDF adjuntos cuando corresponda

FAQs — Preguntas Frecuentes

• ¿Qué sucede si no se activa el feature flag anc?
   La integración no estará disponible y no se podrá realizar el mapeo de monedas ni configurar la conexión con el Portal.
• ¿Puedo operar con proveedores que ya existen en Calipso sin darles de alta en el portal?
   No. Para operar mediante esta integración, es obligatorio que el proveedor esté habilitado en el Portal y tenga asignado su ID de portal.
• ¿Qué pasa si la factura cargada desde el Portal contiene artículos no existentes en Calipso?
   Se utilizará el artículo genérico definido. Luego, el usuario debe editar la factura e ingresar los artículos reales antes de confirmar el comprobante.
• ¿Cómo sé qué proveedores ya están sincronizados con el portal?
   Filtrando en la consulta de proveedores aquellos que tengan asignado un ID de portal.
• ¿Las notas de crédito y de débito también viajan desde el Portal a Calipso?
   Sí, siempre que estén definidas en los parámetros de integración como documentos válidos para la operación.
• ¿El PDF de la factura se transfiere automáticamente?
   Sí. Si la factura en el portal tiene un PDF adjunto, este se adjunta al registro de la factura en Calipso al momento de cargarla.
• ¿Es posible revertir una carga de documentos ya realizada desde el portal?
  No. Una vez cargadas, las facturas deben anularse o gestionarse manualmente según los circuitos operativos vigentes en Calipso.

FICHA TÉCNICA - Proveedores

Integración Calipso ERP con Portal de Proveedores y Clientes 

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