Confección del plan presupuestario

Descripción

Un plan presupuestario servirá para llevar un control sobre el monto que se asigne a las partidas presupuestarias implicadas en él. El mismo se dará de alta desde la carpeta Control presupuestario > Planes presupuestarios en definición, tal como se indica en los pasos a seguir.

Campos

El Plan Presupuestario en definición, requiere los siguientes datos: 

Cabecera

• Descripción: del plan. 

• Encargado: se deberá seleccionar un encargado de plan, que debió ser dado de alta previamente desde la carpeta Encargados. Las partidas que serán presupuestadas en este plan deben tener el mismo encargado. 

• Esquema Operativo: organización para la cual se realiza la operación. 

• Ejercicio: cada plan apuntará a un único ejercicio y tendrá tantos períodos a presupuestar como períodos tenga el ejercicio elegido.

• Tipo de plan presupuestario: este campo es descriptivo y usualmente se utilizan dos tipos de planes: Compras y Ventas. En caso de necesitar más, se los puede dar de alta desde la carpeta “Tipos de plan presupuestario".

• Plan tipo: campo obligatorio. Se debe elegir entre Compras y Ventas. Esta clasificación será utilizada en la posterior configuración de las transacciones que deben registrar movimientos en el presupuesto.

• Plan de ajuste: tildar el casillero para que el plan permita ajustar errores de partidas y/o desvíos (EJemplo: modificaciones de montos a presupuestar). Caso contrario, no tildar.

• Centro de Costos: se indicará en caso de requerir presupuestar según centros de costos.

• Moneda: en la cual se confeccionará el presupuesto.

• Total a Presupuestar: es el monto total destinado a este presupuesto. El mismo será distribuido -a nivel Ítems- en los períodos (meses) que corresponda, según necesidad.

Detalle - Ítems de transacción 

• Partida Presupuestaria: código de la misma.

• Centro de Costos: se completa de forma automática, en caso de haber sido asignado en cabecera. 

• Proyecto: se deberá seleccionar entre los cargados previamente, en caso necesario.

• Enero a Diciembre: contiene un campo por cada mes. El usuario deberá indicar el monto asignado en cada mes, según la distribución que corresponda. 

• Total: se completa de forma automática, con la sumatoria de los montos asignados en cada período (mes), que deberá coincidir con el monto total indicado en la cabecera.

• Activo: se marca de forma automática cuando el plan es activado.

• Ítems Detalle Plan Presupuestario.

Creación

Pasos a seguir

1. Ingresar a la carpeta Control Presupuestario, a través de Todos los elementos (puede filtrar desde la barra de búsqueda):

2. Ir a la subcarpeta Planes Presupuestarios en Definición.

3. Crear un nuevo Plan Presupuestario, utilizando la herramienta agregar (+):

4. Se abrirá un formulario con Encabezado y Detalle.

5. Cargar los datos de la Cabecera, teniendo en cuenta las referencias indicadas en la sección Campos. Utilizar la herramienta lupa en el caso de entidades o escribir el texto cuando el campo lo permita, como muestra el siguiente ejemplo:

6. A nivel Detalle, deberá habilitar la herramienta agregar (+) para generar los ítems:

7. Crear un ítem por cada Partida Presupuestaria a dar de alta y completar los datos requeridos, asignando los montos por período, partida y centro de costos:

• Tener en cuenta:  sólo se pueden asignar partidas cuyo estado es Activo y su encargado sea el mismo que el asignado al plan. Asimismo, no se puede tener más de un plan presupuestario activo, para un mismo Ejercicio y del mismo tipo (Campo Plan Tipo).

8. Al aceptar, se darán de alta las partidas presupuestarias y la transacción se visualizará en estado En definición:

Consideraciones generales

El plan ahora se encuentra listo para ser activado. No obstante, como aún se encuentra en etapa de definición, se le pueden practicar las modificaciones que se consideren necesarias, tanto ajustando los montos asignados, como agregando o eliminando partidas. Para ello, tener en cuenta las siguientes indicaciones:

• Una vez que se haya asignado por lo menos una partida, no se podrán modificar los campos Ejercicio, Encargado y Moneda. Para poder cambiarlos, será necesario eliminar todas las partidas asignadas, realizar las modificaciones pertinentes y luego volver a asignar las partidas borradas.

• Al realizar los cambios de esta forma, no quedarán auditados. En caso de requerir mantener un control de los cambios realizados sobre un plan, es conveniente aplicar un versionado del mismo. Así, cada vez que se quiera introducir un cambio, se puede crear un nueva versión del mismo plan (el plan que pierde vigencia quedará con las configuraciones que ya no se van a utilizar y el nuevo queda con las modificaciones realizadas). Se los identificará por el número de versión, que se pega automáticamente en el campo Versión de la cabecera. 

Carpetas de Planes

Los diferentes Planes Presupuestarios, se irán guardando en distintas subcarpetas contenidas en la carpeta Control Presupuestario, según el estado en que se encuentren:

• Planes presupuestarios activos: contiene los planes en vigencia.

• Planes presupuestarios versiones: contiene versiones obsoletas de planes.

• Planes presupuestarios históricos: contiene planes cuyos ejercicios se encuentren en estado cerrado.

Activación

Cuando se considere que el plan presupuestario está listo, el siguiente paso es activarlo:

1. Ingresar a la carpeta de Planes Prespuestarios en Definición.

2. En la vista inicial, posicionar el cursor sobre el Plan a activar.

3. Hacer click en botón derecho: en Acciones, seleccionar Activar Plan Presupuestario:

4. Al ejecutar esta acción, el Plan se activará y se guardará en la carpeta Planes Presupuestarios Activos. A medida que se vayan cargando operaciones en el Sistema (1), se irá impactando en el presupuesto.

• Tener en cuenta: 

• En  caso de que no se complete la activación de forma correcta, el plan quedará en la carpeta Planes presupuestarios Activación Incompleta, desde donde podrá retomar la activación de la misma forma.

• A medida que se vayan cargando operaciones, se debe indicar cuáles son las transacciones que se deberán tener en cuenta para realizar el control presupuestario, ya que esta configuración depende de Calipso (1).

Versionado

Como se explica en el apartado consideraciones generales, cuando el Plan se encuentre en estado En Definición, se le podrá practicar N versionados, según sea necesario:

1. Ingresar a la carpeta de Planes Prespuestarios en definición.

2. En la vista inicial, posicionar el cursor sobre el Plan a versionar.

3. Hacer click en botón derecho: en Acciones, seleccionar Nueva Versión:

5. Al ejecutar esta acción, se abrirá nuevamente el Plan y el usuario podrá hacer los ajustes que considere necesarios.

6. Al aceptar, podrá activar la última versión del Plan siguiendo los mismos pasos indicados en el apartado Activación. 

• Tener en cuenta: 

• Las versiones obsoletas, se guardarán en la carpeta Planes Presupuestarios Versiones.

• La última versión activada, quedará en la carpeta Planes presupuestarios activos.