Introducción

El presente manual describe cómo se realiza el uso de las diferentes opciones dentro del módulo CAJA que actualmente están definidos para que el sistema de facturación los reconozca y actúe de acuerdo a su definición.

Actividad de oficina

La opción de menú "Actividad de oficina" dentro del módulo de Cajas es un componente crítico que gestiona y registra los ciclos de operación diarios de las oficinas comerciales, controlando la apertura, operación y cierre de las cajas asociadas a cada punto de venta del sistema Billing. 

Esta funcionalidad cumple un rol fundamental como mecanismo de control financiero y administrativo que:

• Establece períodos contables: Define marcos temporales oficiales para operaciones de cobranza

• Centraliza control de cajas Agrupa todas las cajas (PayDesks) bajo una entidad administrativa común

• Garantiza integridad financiera: Asegura que todas las operaciones monetarias estén correctamente registradas y conciliadas

• Facilita auditoría: Proporciona un registro cronológico de apertura y cierre de operaciones comerciales

Desde el árbol de CAJA      podremos acceder a la opción Actividad de oficina.

El Flujo de Trabajo Operativo de la actividad de oficina se podria resumir en :

1. Apertura de Oficina:

•    - Se crea un registro de `OfficeActivity` con fecha de inicio

•    - Se establece el estado inicial "Abierto"

•    - Se registran los saldos iniciales por tipo de pago

•    - Automáticamente habilita la apertura de cajas asociadas

2. Operación Diaria:

•    - Todas las cajas (PayDesks) registran sus operaciones vinculadas a la actividad

•    - Se mantiene registro centralizado de cobros, devoluciones y movimientos

•    - Se actualizan totales acumulados por tipo de pago

3. Cierre de Oficina:

•    - Se registran los totales finales por tipo de pago

•    - El sistema realiza validación automática de saldos

•    - Se cierra la actividad estableciendo fecha/hora de cierre

•    - Se impide nuevas operaciones en cajas asociadas

Accediendo al visor   de Actividad de oficina podremos visualizar las diferentes variables de los mismos:

• Identificador:  Identificador único generado automáticamente

• Fecha: Fecha y hora en que se inició la actividad de la oficina, estableciendo el marco temporal para todas las operaciones realizadas durante este período 

• Oficina: Identificador único de la oficina comercial a la que pertenece la actividad, determinando qué cajas (PayDesks) pueden operar bajo esta actividad.

• Estado:  Indica la situación actual de la actividad de oficina dentro de su ciclo de vida operativo.(Abierta o Cerrada) 

• Intentos de cierre: Contador que registra el número de veces que se ha intentado cerrar la actividad sin éxito, generalmente debido a diferencias en los totales.

• Usuario de cierre de oficina: Identificador único del usuario que ejecutó la acción de cierre de la actividad, estableciendo responsabilidad administrativa.

Dentro de la misma opcion de menu en el margen inferior se ve en resumen la actividad de la caja

Actividad de la Caja    

En esta opción de menú se podrá visualizar en resumen y listado la actividad de la caja seleccionada. Es decir se podrá ver tantos las aperturas como cierres de la misma así como la fecha y hora de la actividad como también el Cajero de la misma. 

Escenarios de Uso Principales

1. **Inicio de Jornada Comercial**:

•    - El supervisor abre la oficina para habilitar operaciones

•    - Los cajeros pueden abrir sus cajas asociadas a la actividad

2. **Control de Operaciones**:

•    - Monitoreo en tiempo real de transacciones por caja

•    - Consulta de totales acumulados por tipo de pago

3. **Arqueo y Cierre**:

•    - Verificación de totales por medio de pago

•    - Conciliación entre valores físicos y registrados

•    - Cierre formal con registro de diferencias (si existen)

4. **Auditoría Posterior**:

•    - Consulta de actividades históricas

•    - Revisión de cierres con diferencias

•    - Análisis de rendimiento por oficina

Algunos de los beneficios que se puede obtener Beneficios Operativos:

- **Control Financiero**: Previene descuadres y facilita detección temprana de problemas

- **Seguridad**: Limita operaciones a períodos oficiales de actividad

- **Trazabilidad**: Facilita seguimiento de transacciones y responsabilidades

- **Integridad**: Asegura que todas las operaciones estén adecuadamente registradas

- **Reportes Precisos**: Proporciona cortes exactos para informes financieros y contables