Introducción

El presente manual describe cómo se realiza el uso de las diferentes opciones dentro del módulo CAJA que actualmente están definidos para que el sistema de facturación los reconozca y actúe de acuerdo a su definición.

Caja

La opción de menú “Caja” (también denominada "PayDesk") dentro del módulo Cajas constituye uno de los componentes fundamentales del sistema      Billing, proporcionando la infraestructura necesaria para gestionar los puntos físicos o virtuales donde se realizan operaciones monetarias con clientes.

"Caja" es una funcionalidad que permite configurar, administrar y controlar los diferentes puntos de cobro de la organización, definiendo sus características operativas, permisos, medios de pago habilitados y relaciones jerárquicas dentro de la estructura organizacional.

Esta opción de menú cumple múltiples propósitos críticos para la operación financiera:

• - Estructurar puntos de cobro: Define las cajas físicas o virtuales donde se procesarán pagos

• - Controlar accesos: Establece qué usuarios pueden operar en cada caja

• - Configurar medios de pago: Determina qué tipos de pagos acepta cada caja

• - Administrar límites: Establece montos máximos y mínimos para operaciones

• - Organizar jerarquía: Asigna cajas a oficinas y sucursales específicas

Desde el árbol de CAJA      podremos acceder a la opción Caja.

                     Estructura Organizacional

            Cada caja pertenece a una estructura jerárquica claramente definida:

        - **Empresa** → **Sucursal** → **Oficina** → **Caja**

        Esta jerarquía permite administrar correctamente los permisos, reportes y consolidación de operaciones.

                    Configuración de Medios de Pago

Permite establecer qué medios de pago específicos acepta cada caja:

• - Efectivo (en diferentes monedas)

• - Tarjetas (crédito, débito)

• - Cheques (propios, de terceros)

• - Transferencias

• - Retenciones

• - Otros medios especiales

Seguridad y Control

Proporciona múltiples niveles de seguridad:

• - Asignación de cajeros autorizados

• - Límites monetarios por operación

• - Restricciones por tipo de cliente

• - Control de horarios de operación

• - Requiere actividad de oficina abierta

Operativa Diaria

La caja debe pasar por un ciclo operativo diario controlado:

• - Apertura (inicio de actividad)

• - Operación (procesamiento de cobros)

• - Cierre (cuadre y conciliación)

Seguimiento y Auditoría

Facilita el control completo de operaciones:

• - Registro detallado de cada transacción

• - Identificación del operador responsable

• - Trazabilidad completa de movimientos

• - Reportes de cierre con totales por medio de pago

Accediendo al visor   de Caja podremos visualizar las diferentes variables de las mismos:

Desde esta opción podremos visualizar las diferentes variables que conforman la Caja:

• Identificador: Código único técnico de la caja

• Nombre: Denominación legible para identificar la caja

• Sucursal: Sucursal a la cual pertenece la caja.

• Oficina: Oficina a la que pertenece esta caja

• Empresa: Empresa con la cual opera la caja seleccionada

Desde esta misma opción de menú podemos visualizar la actividad de la caja seleccionada y cual fueron sus aperturas y cierre con el paso del tiempo.

El uso de esta opción de menú lo podrán obtener desde el Manual de uso- CAJA- Actividad de la oficina.

En el caso que sea necesario el usuario en cuestión puede realizar altas o modificaciones de la caja. Para realizar el alta se debe seleccionar la opción Nuevo desde el menú de Cajas

Cajeros

La opción de menú “Cajero" dentro del módulo Caja es un componente crítico del sistema Billing que permite gestionar a los usuarios con acceso operativo a las cajas, definiendo sus permisos, límites y capacidades de operación financiera. 

Es decir "Cajero" es una funcionalidad que administra los perfiles de los usuarios que pueden operar en las cajas del sistema, estableciendo sus niveles de autorización, capacidades operativas y restricciones para el procesamiento de transacciones monetarias con clientes.

Esta opción de menú cumple varios objetivos esenciales para la seguridad y control operativo:

• - Administrar operadores: Define qué usuarios pueden trabajar como cajeros

• - Establecer permisos: Configura qué operaciones puede realizar cada cajero

• - Asignar límites monetarios: Determina montos máximos por operación y tipo de pago

• - Gestionar accesos: Controla en qué cajas puede operar cada cajero

• - Mantener seguridad: Garantiza que solo personal autorizado procese transacciones financieras

Desde el árbol de CAJA      podremos acceder a la opción Cajeros

.

Desde esta opción de menú se pueden realizar el alta, baja y modificaciones de los cajeros.

En el caso que se quiera realizar el alta de un nuevo cajero deberá seleccionar la opción Nuevo.

Para realizar modificaciones sobre un cajero existente se deberá ingresar al visor correspondiente.

Desde esta opción de menú podremos visualizar: 

• Identificador: Identificación interna  asignada al usuario en sistema

• Usuario: Nombre descripción del usuario

• Perfil: Perfil asignado al usuario seleccionado.

Desde esta misma pantalla se puede visualizar las cajas a las cuales está habilitado el usuario seleccionado. También desde esta opción se puede realizar modificaciones del usuario siempre y cuando el usuario con el que se quieren realizar las modificaciones cuente con los permisos necesarios para poder realizarlos.

Cajas por Cajero

Desde esta opción se podrán visualizar los siguientes parámetros de Cajas por Cajero:

• Identificador: Código de sistema asignado para la caja.

• Cajero: Nombre del cajero el cual está registrado en el sistema.

• Caja: Caja la cual se está verificando la parametrización.

• Desde: Fecha desde la cual el cajero inicia actividades de la caja asignada.

• Hasta: Fechas hasta la cual el cajero podrá realizar actividades en la casa asignada.

También desde la opción de menú Cajeros se puede acceder al perfil del mismo. 

Perfiles de cajero

La opción de menú "Perfiles de Cajero" dentro del módulo Caja es una funcionalidad estratégica del sistema Billings que permite crear, configurar y administrar plantillas predefinidas de permisos y capacidades operativas que luego pueden asignarse a múltiples cajeros, estandarizando y simplificando la gestión de seguridad en operaciones financieras. 

La opción "Perfiles de Cajero" es una herramienta administrativa que facilita la creación de conjuntos estandarizados de permisos, límites y capacidades operativas que definen el alcance de las acciones que pueden realizar los cajeros en el sistema, permitiendo una gestión más eficiente y consistente de los niveles de autorización.

Esta opción de menú satisface varias necesidades críticas para la administración financiera:

• - Estandarizar autorizaciones: Crear plantillas reutilizables de permisos

• - Simplificar administración: Gestionar permisos de grupos de cajeros de forma centralizada

• - Asegurar consistencia: Garantizar que cajeros con roles similares tengan permisos idénticos

• - Facilitar cambios: Modificar permisos a múltiples cajeros simultáneamente

• - Organizar jerarquías: Establecer diferentes niveles operativos según roles empresariales

Desde el árbol de CAJA      podremos acceder a la opción Perfil del cajero

Para realizar visualizar las actividades que puede desarrollar el perfil seleccionado debemos acceder al correspondiente visor  

Los parámetros que visualizamos son:

• Identificador: Identificación por sistema del perfil seleccionado.

• Nombre: Nombre asignado al perfil 

• Pagos Permitidos: seleccionando la opción Mostrar/ocultar se listaran todas las acciones que son permitidas por el perfil seleccionado.

En el pie de la página seleccionada podremos visualizar todos aquellos usuarios que posean el perfil seleccionado.

Medios de Pago 

La funcionalidad "Medios de Pago" dentro del módulo Caja constituye un componente estratégico del sistema Billings que permite configurar, administrar y controlar los diferentes instrumentos financieros aceptados para el cobro de facturas y documentos, estableciendo las bases para la correcta operación del ciclo de cobranzas.

La opción de menú "Medios de Pago" es una herramienta de configuración que permite definir y personalizar todos los instrumentos financieros (efectivo, tarjetas, cheques, transferencias, etc.) que la empresa acepta como forma de pago, estableciendo sus características operativas, flujos de procesamiento, validaciones específicas y atributos requeridos para cada uno.

Esta funcionalidad satisface necesidades fundamentales para la operación comercial:

• - Configurar instrumentos financieros: Definir todos los tipos de pago aceptados

• - Establecer reglas de validación: Implementar controles específicos por tipo de pago

• - Personalizar atributos: Definir campos y datos requeridos para cada instrumento

• - Gestionar procesos especiales: Configurar flujos específicos para ciertos pagos

• - Controlar disponibilidad: Administrar qué medios están disponibles por caja y cajero

Entre sus características principales podemos numerar:

1. Catálogo Extensible

Permite configurar una amplia variedad de instrumentos financieros:

• - Efectivo (múltiples monedas)

• - Tarjetas (crédito, débito, prepago)

• - Cheques (propios, de terceros, diferidos)

• - Transferencias (inmediatas, programadas)

• - Retenciones (impositivas, comerciales)

• - Documentos (pagarés, letras, certificados)

• - Medios digitales (billeteras electrónicas, QR)

• - Compensaciones (notas de crédito, anticipos)

2. Atributos Dinámicos

Cada medio de pago puede configurarse con atributos específicos:

• - Tarjetas: Entidad emisora, número, vencimiento, cuotas

• - Cheques: Banco, número, fecha de cobro, CUIT emisor

• - Transferencia: Banco origen, número de operación, comprobante

• - Retenciones: Tipo impositivo, número de certificado, base imponible

3. Validaciones Específicas

Implementa controles particulares según el tipo de instrumento:

• - Verificación de fechas válidas

• - Control de duplicados (números de cheque, comprobantes)

• - Validación de entidades autorizadas

• - Límites monetarios específicos

• - Restricciones temporales (fechas de vencimiento)

4. Flujos de Procesamiento

Define comportamientos particulares para cada tipo:

• - Medios de pago inmediatos vs. diferidos

• - Instrumentos que requieren conciliación

• - Pagos que necesitan validación externa

• - Medios con procesamiento especial (ej: retenciones)

• - Tipos de pago con circuitos de autorización

5. Integración con Sistemas Externos

Permite configurar conexiones con plataformas financieras:

• - Pasarelas de pago (Mobbex, MPOS)

• - Sistemas bancarios

• - Plataformas de tarjetas

• - Servicios de validación

• - Sistemas fiscales

• operaciones en cajas asociadas

Desde el árbol de CAJA      podremos acceder a la opción Medios de Pago

Accediendo al visor   del Medio de Pago podremos visualizar las diferentes variables de los mismos:

• Identificador: Código alfanumérico único que identifica técnicamente al medio de pago en el sistema. 

• Nombre: Descripción legible que identifica al medio de pago para usuarios finales.

• Máxima diferencia en cierre: Monto máximo permitido de diferencia entre lo declarado y lo registrado durante el cierre de caja para este medio de pago.    

• Payment_rejectable:  Indica si un pago realizado con este medio puede ser rechazado posteriormente (por ejemplo, un cheque sin fondos).

  •   - 'f' (false) - No permite rechazo posterior

  • - 't' (true) - Permite rechazo posterior

  •  **Valor por Defecto**: 'f' (no rechazable)

Oficina 

La opción de menú "Oficina" dentro del módulo Caja representa un componente organizacional fundamental del sistema Billings que permite estructurar y administrar las unidades operativas donde se agrupan las cajas (puntos de cobro), estableciendo el marco administrativo y de control para las operaciones financieras diarias.

La opción de menú "Oficina" es una funcionalidad que permite configurar y gestionar las unidades organizativas intermedias que agrupan cajas (PayDesks) relacionadas, facilitando la administración unificada de puntos de cobro que comparten ubicación física, supervisión o propósito operativo dentro de la estructura empresarial.

Esta opción de menú cumple diversos objetivos administrativos y operativos:

• - Estructurar jerarquías: Organizar cajas en unidades administrativas coherentes

• - Centralizar control: Permitir apertura y cierre coordinado de múltiples cajas

• - Facilitar supervisión: Agrupar puntos de cobro bajo responsabilidad común

• - Simplificar reportes: Consolidar información financiera por unidad operativa

• - Optimizar seguridad: Establecer controles unificados por ubicación física

Desde el árbol de CAJA      podremos acceder a la opción Oficina

En el caso que queramos generar una nueva oficina debemos acceder a la opción de menú Nuevo. Accediendo al visor   de la oficina podremos visualizar las diferentes variables de los mismos que son solicitadas al momento del alta:

• Identificador: Código alfanumérico único que identifica técnicamente a la oficina dentro del sistema

• Nombre: Denominación descriptiva y legible que identifica a la oficina para usuarios finales.

• Max días abierta: Número máximo de días que una actividad de oficina puede permanecer abierta antes de forzar su cierre automático.

En pantalla además de las variables ya mencionadas se podrán observar la actividad de la oficina así como también la caja asignada.