Facturación Masiva de Contratos | Corporate

Modificado el Mar, 28 Jul a 3:53 P. M.

Descripción

Esta transacción permite generar automáticamente las facturas correspondientes a los contratos de servicios vigentes mediante un proceso compuesto por tres etapas: Carga de datos, Pre-Facturación y Facturación y Autorización.

Durante el proceso, el sistema identifica los contratos que cumplen las condiciones definidas para su facturación y genera las facturas en forma masiva, afectando las cuentas corrientes y registrando los asientos contables correspondientes.

Constituye la segunda etapa del circuito de facturación frecuente, posterior al alta del contrato de servicios.

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Configuración inicial

Antes de ejecutar la Facturación Masiva, verificar las siguientes configuraciones:

1. Contrato de Servicios

Verificar que el Contrato de Servicios tenga configurados correctamente los siguientes datos:

Cliente.
Punto de Venta.
Ciclo de Facturación.
Moneda.
Estado del contrato.

Los servicios incluidos en el contrato deberán encontrarse con Estado = Activo.
Importante: La Facturación Masiva evalúa el Estado de cada ítem del contrato para determinar cuáles serán incluidos en el proceso. Solo se considerarán aquellos cuyo estado sea Activo.

2. Estado utilizado para la Facturación

Definir el estado utilizado por la Facturación Masiva desde: Inicio > Administración de Contratos > Configuración de Contratos de Servicios > Detalle > solapa Estados Permitidos para procesar.
Si esta configuración no se encuentra definida, el sistema mostrará el siguiente mensaje: "Es necesario definir un estado para establecer la facturación. La misma se configura en Configuración de Contrato de Servicios en la lista Estados permitidos para procesar".

3. Esquema Operativo

Verificar que el Esquema Operativo tenga configuradas:

la transacción a generar
y la Unidad Operativa correspondiente.

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Procedimiento

La transacción se genera desde nuevo, en 3 etapas:

1. Carga de datos

Acceder desde Ventas > Administración de Contratos > Facturación Masiva de Contratos.
Crear un nuevo registro y completar:

Ciclo de Facturación: determina los contratos que serán considerados según la frecuencia configurada.
Ejercicio: año contable en el que se registrarán las facturas generadas.
Período: mes o rango temporal al que corresponde la facturación.
Originante: entidad desde la cual se originan los contratos de servicios.
Destinatario: cliente asociado a cada contrato (receptor de las facturas generadas).

Al Aceptar, el registro se mostrará en estado Abierta, con flag En Carga, activo.
Al hacer click botón derecho, en Transiciones podrá modificar el estado según el avance del proceso, como se detalla en los apartados Pre-Facturación y Facturación y Autorización.

2. Pre-facturación

En Transiciones, seleccionar Generar Pre-Facturación.
El sistema cargará los contratos que cumplan con los criterios definidos para el proceso, considerando el ejercicio, el período, el ciclo de facturación y el estado de los ítems del contrato.
Los contratos seleccionados se mostrarán a nivel de ítems.
Podrá emitir un Cubo de pre facturación, para validar los datos antes de la emisión definitiva de facturas.

Importante: Solo se incorporarán al proceso aquellos servicios cuyos ítems se encuentren en estado Activo

3. Facturación y Autorización

En Transiciones, seleccionar Generar Facturación
El sistema emitirá las facturas correspondientes a los contratos pre-facturados, generando los comprobantes y los asientos contables asociados.
Antes de autorizar la facturación, se recomienda verificar la información generada.
En caso de requerir ajustes, utilizar: Transiciones > Modificar datos.
Una vez validada la información, seleccionar: Transiciones > Confirmar:
El proceso finalizará dejando el registro en estado Autorizada, permitiendo consultar o imprimir las facturas generadas.

Imágenes de ejemplo

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Preguntas frecuentes

1. El sistema muestra el siguiente mensaje: "Es necesario definir un estado para establecer la facturación..."

Respuesta: Verificar que se encuentre configurado el estado utilizado para la facturación desde Inicio > Configuración de Contrato de Servicios.

2. ¿Por qué un contrato o un servicio no fue incluido en la Facturación Masiva?

Respuesta: Verificar que:

El Contrato de Servicios tenga configurados los datos requeridos (Cliente, Punto de Venta, Ciclo de Facturación, Moneda y demás configuraciones necesarias).
Los ítems del contrato se encuentren con Estado = Activo.

La Facturación Masiva evalúa el estado de cada ítem del contrato de forma individual. Los servicios cuyo estado sea distinto de Activo no serán considerados para la generación de facturas.

3. El sistema muestra el mensaje "Proceso incompleto"

Respuesta: Generalmente este mensaje indica que existe alguna información pendiente o inconsistente. Para identificar el motivo:

Abrir la transacción.
Acceder a la pestaña Logs.
Abrir el archivo generado mediante doble clic. > Allí se visualizará el detalle de los errores detectados durante el proceso (Conservar la imagen del log.). Ejemplo: Debe asignar un punto de venta.