Planilla de Cobranzas

¿Para qué se usa la planilla de Cobranzas?

La Planilla de Cobranzas permite procesar cobros masivos provenientes de distintos medios de pago, generando automáticamente recibos e imputando los importes en la cuenta corriente de clientes.

Se utiliza principalmente cuando los cobros se reciben a través de archivos externos (bancos, tarjetas, redes de cobranza) y permite automatizar:

• Generación de recibos
• Cancelación de comprobantes
• Registro de formas de cobro
• Gestión de saldos a cuenta

Ubicación

Ventas > Gestión de cobranzas > Planillas de cobranzas

Flujo del proceso

1. Definición de cobrador
2. Generación de planilla (manual o por importación)
3. Carga de comprobantes
4. Carga de valores (formas de cobro)
5. Emisión masiva de recibos
6. Cierre de planilla

Procedimiento

Registro de Cobrador

1. Definir cobrador

Representa el medio de cobro (tarjeta, banco, plataforma, etc.).

Pasos:

1. Acceder a Gestión de cobranzas > Cobradores
2. Crear un nuevo registro
3. Completar:
   • Nombre del cobrador
   • Caja o banco asociado
4. Guardar

→ Consideración clave: El cobrador define cómo se registrará la forma de cobro en los recibos. 

2. Generar planilla

A) Opción Automática (recomendada)

1. Ejecutar proceso de usuario de importación
2. Seleccionar archivo (TXT / CSV / propio del medio)
3. Indicar ruta y empresa
4. Ejecutar

→  Resultado: Se genera la planilla con todos los registros precargados.

B) Opción Manual

1. Acceder a Planillas de cobranzas
2. Seleccionar Generar planilla
3. Completar:
   • Empresa
   • Cobrador
   • Fecha
4. Confirmar

→  Resultado: Se crea la cabecera de la planilla sin registros.

3. Cargar comprobantes

Por cada registro a cobrar:

1. Editar la planilla
2. Agregar ítem
3. Completar:
   • Cliente
   • Comprobante (factura)
   • Importe a cobrar

→  Comportamiento:

• Si el importe = saldo → cancela la factura
• Si el importe < saldo → queda pendiente
• Si el importe > saldo → genera saldo a cuenta

4. Cargar valores (forma de cobro)

Cada comprobante debe tener asociada su forma de cobro.

Pasos:

1. Acceder al detalle del ítem
2. Ingresar sección Valores
3. Completar:
   • Tipo de valor (ej. tarjeta, transferencia, etc.)
   • Importe cobrado
   • Cuenta asociada (caja o banco)

→  Validación clave: El importe del valor debe coincidir con el importe cobrado.

5. Emitir recibos

Proceso masivo central.

Pasos:

1. Posicionarse sobre la planilla
2. Acceder a Acciones > Emitir recibos
3. Confirmar ejecución

→  Resultado:

• Se generan todos los recibos
• Se imputan en cuenta corriente
• Se actualiza el estado de la planilla

6. Cerrar planilla

1. Verificar estado de la planilla
2. Confirmar que los recibos fueron generados
3. Cerrar la planilla (manual o automático según configuración)

Estructura de datos

Encabezado

• Empresa
• Cobrador
• Fecha
• Usuario generador
• Estado

Ítems (comprobantes)

• Cliente
• Comprobante
• Importe del comprobante
• Importe cobrado

Valores

• Tipo de valor
• Importe
• Cuenta asociada

Validaciones funcionales clave

• La imputación se realiza contra comprobantes abiertos
• El sistema puede imputar automáticamente según coincidencia de importes
• El vínculo cobrador → tipo de valor debe estar correctamente definido
• La cuenta asociada impacta directamente en conciliación

Consideraciones para implementación

• Priorizar siempre procesos de importación sobre carga manual
• Validar formatos de archivos por medio de pago
• Configurar correctamente:
  • Cobradores
  • Cuentas contables / cajas
  • Tipos de valor
• Verificar comportamiento en modelo base vs. desarrollo específico
• Controlar trazabilidad:
  • Recibo generado
  • Imputación aplicada
  • Estado de comprobantes

Buenas prácticas

• Procesar por lote (una planilla por medio / período)
• Evitar carga manual en volúmenes altos
• Validar previamente los archivos de entrada
• Controlar resultados en cuenta corriente post-proceso