Introducción

El presente manual describe cómo se realiza el uso de las diferentes opciones dentro del módulo CRM que actualmente están definidos para que el sistema de facturación los reconozca y actúe de acuerdo a su definición.

Solicitud de servicio

La opción Solicitud de Servicio en el árbol CRM es el módulo central para la gestión de peticiones y requerimientos de los clientes, permitiendo registrar, procesar, hacer seguimiento y resolver todas las solicitudes relacionadas con servicios existentes o nuevos. La funcion principal es realizar de manera centralizada todas las peticiones de clientes.

Los elementos principales que componen solicitud de servicio pueden ser:

• Nombre del cliente: Denominación completa del cliente solicitante. Razón social completa para personas jurídicas

• Tipo: Categorización principal del cliente solicitante. 

Algunos valores posibles pueden ser:

• PERSONA NATURAL:Cliente individual/persona física

• PERSONA JURÍDICA:Empresa constituida legalmente

• ENTIDAD PÚBLICA:Organismo del estado

• MULTINACIONAL:Empresa con operaciones internacionales

• Categoría:  Sub-clasificación específica del cliente.  Segmentación detallada dentro del tipo de cliente

    Algunos ejemplos que se pueden presentar son:

// Para PERSONA JURÍDICA

• PYME: Pequeñas y medianas empresas

  • Facturación anual < $5.000 millones

• CORPORATIVO:Grandes empresas nacionales

  • Facturación anual > $5.000 millones

• PREMIUM:Clientes de máximo valor

  • Revenue significativo para la empresa .Atención VIP prioritaria

• GOBIERNO:Entidades del sector público

// Para PERSONA NATURAL

RESIDENCIAL:Clientes particulares estándar. Servicios para uso personal/familiar

VIP:Clientes naturales de alto valor. Múltiples servicios contratados.Atención personalizada.

• Tipo de documento: Tipo de documento de identificación oficial. Por ejemplo DNI, Cedula extranjeria, Pasaporte, NIT (Numero de identificación Tributaria), RUT (Registro unico tributario),etc.

• Holding:Grupo empresarial al que pertenece el cliente

• Número de documento: Número específico del documento de identificación

• Nombre del acuerdo: Denominación del contrato o acuerdo comercial

• Sucursal:Ubicación específica donde se prestará el servicio. Sede o punto de servicio del cliente

• Modalidad de factura: Tipo de facturación aplicable al cliente.  Método de generación y presentación de facturas

Modalidades disponibles 

• ELECTRÓNICA:

  • ├── Factura electrónica oficial (DIAN)

  • ├── Cumplimiento normativo obligatorio

  • ├── Envío automático por email

  • ├── Integración con sistemas ERP del cliente

  • ├── Validación en tiempo real con DIAN

  • └── Reducción de costos operativos

• FISICA:

  • ├── Factura impresa tradicional

  • ├── Para clientes que requieren documento físico

  • ├── Entrega por correo certificado

  • ├── Mayor costo operativo

  • ├── Procesos manuales adicionales

  • └── Tiempos de entrega extendidos

• MIXTA:

  • ├── Combinación electrónica + física

  • ├── Electrónica para cumplimiento fiscal    

  • ├── Física para procesos internos del cliente

  • ├── Doble flujo de documentos

  • ├── Mayor complejidad operativa

  • └── Costos adicionales por duplicidad

• Método de prorrateo:  Forma de calcular cargos proporcionales.  Algoritmo para calcular cobros parciales entre los cuales se pueden encontrar Mensual, diario, calendario o sin prorrateo.

• Oportunidad de facturación:Momento en que se genera la factura. La misma podría ser  anticipada, vencida, inmediata o al consumo. 

• Nivel de detalle de factura: Grado de desglose en documentos fiscales. Cantidad de información mostrada en factura.

**Niveles Disponibles:**

RESUMIDO:

• ├── Solo totales por categoría principal

• ├── Máxima simplicidad visual

• ├── Ideal para clientes con pocos servicios

• ├── Factura de 1-2 páginas máximo

• └── Ejemplo: "Servicios de Comunicación: $1,500"

DETALLADO:

• ├── Desglose por cada servicio individual

• ├── Transparencia completa de cargos

• ├── Ideal para clientes corporativos

• ├── Factura de múltiples páginas

• └── Ejemplo: "Línea 1: $45, Línea 2: $45, Internet: $200"

ULTRA DETALLADO:

• ├── Desglose hasta nivel de componente

• ├── Máximo nivel de transparencia

• ├── Para clientes con requerimientos específicos

• ├── Incluye cálculos y fórmulas aplicadas

• └── Ejemplo: "Línea 1: Cargo base $40 + Impuestos $5"

PERSONALIZADO:

• ├── Formato específico según cliente

• ├── Agrupaciones customizadas

• ├── Para clientes con sistemas específicos

• ├── Puede incluir códigos contables del cliente

• └── Ejemplo: Agrupación por centro de costos del cliente

• Moneda de facturación:  Divisa en la que se expresan los montos. Moneda oficial para todos los cargos

• Días de gracia: Período adicional sin cargos por mora.  Días adicionales después del vencimiento

• Entidad de pago:  Institución financiera para procesamiento de pagos. Banco o entidad financiera del cliente

• Vencimiento del medio de pago:Fecha de expiración del instrumento de pago

• Número de medio de pago:Identificador específico del instrumento de pago. Número de cuenta bancaria o tarjeta

• Medio de pago: Tipo de instrumento financiero para pagos. Categoría del método de pago preferido. Por ejemplo Débito automático, tarjeta de crédito, transferencia bancaria, PSE Pagos Seguros en Línea,  billetera digital, etc. 

• Días para el vencimiento: Plazo otorgado para pago desde emisión de factura. Período entre emisión y vencimiento de factura

• Email: Email principal para envío de facturas

• Ciclo de facturación:Período y frecuencia de generación de facturas. Frecuencia de emisión de documentos fiscales

• Modalidad de facturación:Método de agrupación y presentación de cargos. Forma de consolidar servicios en facturas

CONSOLIDADA:

• ├── Una sola factura por todos los servicios

• ├── Simplificación máxima para el cliente

• ├── Menor costo administrativo

• ├── Ideal para: Clientes con múltiples servicios

• ├── Proceso: Todos los cargos en un documento

• └── Beneficio: Un solo pago, una gestión

INDIVIDUAL_POR_SERVICIO:

• ├── Factura separada por cada servicio

• ├── Máximo detalle y control granular

• ├── Mayor costo administrativo

• ├── Ideal para: Clientes con centros de costo

• ├── Proceso: Documento separado por servicio

• └── Beneficio: Control independiente por servicio

POR_SUCURSAL:

• ├── Factura por cada ubicación del cliente

• ├── Control por punto de servicio

• ├── Distribución geográfica de costos

• ├── Ideal para: Empresas multi-sede

• ├── Proceso: Agrupación por ubicación física

• └── Beneficio: Costos por centro operativo

POR_PROYECTO:

• ├── Facturación según proyectos específicos

• ├── Agrupación por iniciativas del cliente

• ├── Control presupuestal por proyecto

• ├── Ideal para: Consultoras, constructoras

• ├── Proceso: Cargos agrupados por código de proyecto

• └── Beneficio: Trazabilidad por iniciativa

MIXTA:

• ├── Combinación de modalidades según servicio

• ├── Flexibilidad máxima según necesidades

• ├── Complejidad adicional en configuración

• ├── Ideal para: Clientes corporativos complejos

• ├── Proceso: Reglas específicas por tipo de cargo

• └── Beneficio: Adaptación total a estructura del cliente

Desde la misma pantalla donde observamos los parámetros mencionados también podremos visualizar los “Planes de la cuenta” y los “domicilios“.

Desde esta opciones de menú mencionadas se podrá realizar altas, bajas y modificaciones de las mismas.

La composición de los planes de la cuenta ya se encuentra disponible en el instructivo CRM- Planes. 

Lo que hace referencia a la opción de menú de domicilio, se refiere a las ubicaciones físicas para prestación de servicios. Direcciones donde se instalarán o prestarán servicios.