Introducción

El presente manual describe cómo se realiza el uso de las diferentes opciones dentro del módulo COBRANZAS que actualmente están definidos para que el sistema de facturación los reconozca y actúe de acuerdo a su definición.

Ajustes

La funcionalidad "Ajustes" dentro del módulo de Cobranzas es una herramienta especializada del sistema Billing que permite gestionar y corregir pequeñas diferencias o desbalances en las cuentas de clientes, facilitando la conciliación contable y manteniendo la integridad financiera sin necesidad de generar transacciones completas de cobranza o facturación.

"Ajustes" es una funcionalidad que permite realizar correcciones de saldos menores en las cuentas de clientes, compensando automáticamente débitos con créditos dentro de ciertos límites establecidos, cuando existen pequeñas diferencias que no justifican un proceso completo de facturación o cobranza pero que deben ser regularizadas para mantener la exactitud contable.

Esta funcionalidad cumple varios objetivos fundamentales en la operación financiera:

• - Corregir diferencias mínimas: Resolver pequeños desbalances en cuentas de clientes

• - Simplificar conciliaciones: Facilitar el cuadre de cuentas sin procesos complejos

• - Automatizar compensaciones: Equilibrar saldos a favor y en contra automáticamente

• - Mantener exactitud contable: Evitar arrastrar pequeñas diferencias a lo largo del tiempo

• - Optimizar procesos administrativos: Reducir trámites manuales para ajustes menores

Desde el árbol de COBRANZAS  podremos acceder a la opción Ajustes.

Una vez dentro de este menú se deberán seleccionar los parámetros correspondientes para realizar las imputaciones.

• Empresas: Se deberá elegir la empresa en el caso que el sistema esté parametrizado con más de una.

• Cliente: Se ingresa al cliente al cual se le quiere realizar el ajuste correspondiente. El mismo se puede realizar mediante el buscador o visor desde el menú.

Una vez seleccionado los documentos a aplicar la imputaciones se deberá seleccionar el botón guardar. 

Características Principales

1. Límites Configurables: Opera bajo parámetros estrictamente controlados:

• - Límite máximo de ajuste definido por parámetro general (`LATE_PAYMENT_EARLY_CHARGE`)

• - Restricciones por tipo de cliente y perfil de usuario

• - Control de montos por moneda y tipo de operación

• - Validaciones automáticas que previenen abusos

2. Procesamiento Automático: Proporciona mecanismos eficientes para gestionar ajustes:

• - Identificación de saldos compensables

• - Cálculo automático de montos a ajustar

• - Generación de documentación contable adecuada

• - Soporte para ejecución manual o programada

3. Trazabilidad Completa: Mantiene registro detallado de cada operación:

• - Documentación de motivos de ajuste

• - Identificación de responsable de la operación

• - Registro de fecha y hora de procesamiento

• - Vinculación con documentos y pagos afectados

4. Seguridad y Control: Implementa múltiples niveles de validación:

• - Restricciones de acceso por perfil de usuario

• - Límites por monto máximo ajustable

• - Verificaciones de saldos previas a procesamiento

• - Auditoría completa de operaciones realizadas

El sistema puede ejecutar ajustes de dos formas:

Ajuste Manual

1. Un usuario autorizado accede a la funcionalidad

2. Selecciona el cliente a ajustar

3. El sistema muestra los saldos pequeños pendientes

4. Se confirma el ajuste y se procesa inmediatamente

5. Se genera la documentación correspondiente

Ajuste Automático

A través del script `AutomaticAdjustmentScript` el sistema puede:

1. Ejecutarse periódicamente según programación

2. Identificar clientes con saldos ajustables

3. Verificar límites y restricciones

4. Procesar ajustes en lote

5. Generar reportes de resultados

Consideraciones Operativas

- Los ajustes solo pueden realizarse dentro del límite configurado

- Se requieren permisos específicos para ejecutar ajustes manuales

- El sistema mantiene registro completo de todos los ajustes realizados

- La documentación generada cumple con requisitos contables y fiscales

- Los ajustes automáticos pueden configurarse para ejecutarse periódicamente

Esta funcionalidad es esencial para mantener la precisión contable del sistema, permitiendo gestionar eficientemente pequeñas diferencias sin necesidad de procesos complejos, contribuyendo a la exactitud de los estados de cuenta y facilitando los procesos de conciliación y cierre contable.