Descripción

El circuito de Fondo Fijo se utiliza para registrar los movimientos generados a partir de un gasto directo que es cubierto desde la Caja Fondo Fijo. 

Existen dos modalidades principales:

• Adelanto de fondos: Se transfiere efectivo a la caja de fondo fijo, se realizan extracciones para gastos y luego se reciben los comprobantes de rendición (tickets y facturas).

• Recuperación tras presentación de comprobantes: El gasto se cubre con recursos que se recuperan tras la presentación de comprobantes. No se registra el egreso previo de efectivo, sino que se realiza el egreso a partir de las rendiciones recibidas.

Tener en cuenta

• El circuito Fondo Fijo gestiona el uso y control del dinero en efectivo destinado a gastos menores.

• Para iniciar, es necesario disponer de una Caja de Fondo Fijo con el saldo correspondiente.

• Los adelantos se registran con Pago de Fondo Fijo y las rendiciones con Rendición de Factura o Rendición de Ticket Fondo Fijo, según el tipo de comprobante.

• En caso de que el adelanto supere el gasto, se debe registrar la devolución con Devolución de Fondo Fijo.

• Todas las transacciones generan registros contables que permiten el seguimiento y control financiero.

• Utilizar las vistas de comprobantes e ítems para consultar y analizar los movimientos y rendiciones realizados.

• Las rendiciones con tickets no fiscales no se incluyen en reportes oficiales impositivos.

Procedimientos generales

A) Pasos para Adelanto de Fondos

1. Transferir efectivo a la caja de fondo fijo mediante la transacción Transferencia de Fondo Fijo (solo para cajas marcadas como fondo fijo). Este paso se realiza solo para reponer el fondo. Alternativamente, se pueden ingresar valores con cheque propio mediante Ingreso a Fondo Fijo con Cheque Propio.
2. Confirmar la transferencia.
3. Realizar el pago de fondo fijo al empleado mediante la transacción Pago de Fondo Fijo, egresando efectivo desde la caja.
4. Registrar las rendiciones:
   • Rendición de Factura Fondo Fijo: cargar y autorizar cada factura, sin marcar “genera pago” (el pago ya fue efectuado).
   • Rendición de Ticket Fondo Fijo: cargar y autorizar los tickets, en una o varias transacciones, sin marcar “genera pago”.

B) Pasos para Recuperación tras presentación de comprobantes

1. Transferir efectivo a la caja de fondo fijo (solo si corresponde).
2. Confirmar la transferencia.
3. Registrar las rendiciones:
   • Rendición de Factura Fondo Fijo: cargar y autorizar cada factura, marcando “genera pago” para que se genere automáticamente el pago.
   • Rendición de Ticket Fondo Fijo: cargar y autorizar los tickets, marcando “genera pago”.

Importante: Este circuito no afecta cuentas corrientes.

Maestros

Para utilizar este circuito, previamente deberá cargar los siguientes maestros: Proveedores; Conceptos, Servicios y/o Productos; Centro de Costos (opcional), Empleados, Cajas de Fondo Fijo. Ver más en: Alta de Maestros.

Transacciones

El circuito cuenta con las siguientes Transacciones y Vistas (cada una linkeada a su respectivo artículo):

• Pago de Fondo Fijo: registrar adelantos en efectivo desde la Caja de Fondo Fijo (Caja Chica). 
• Rendición de Ticket Fondo Fijo: Procedimiento para rendir tickets o comprobantes no fiscales de gastos realizados con fondos de caja chica y contabilizar el gasto.
• Rendición de Factura Fondo Fijo: Procedimiento para rendir facturas fiscales de gastos realizados con fondos de caja chica y contabilizar el gasto. 
• Devolución de Fondo Fijo: registrar la devolución de diferencias, cuando el adelanto supera al gasto.

Vistas

• Comprobantes de Fondo Fijo: lista y resumen de comprobantes rendidos.
• Ítems de Rendición de Ticket Fondo Fijo: Vista del detalle de tickets rendidos.

Glosario

Más información de la terminología específica, en el enlace: 01.Glosario. Fondo Fijo.

Video

Adjunto a este artículo, encontrará un video explicativo del circuito completo de Fondo Fijo.