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Índice 

Cada ítem está linkeado a la página correspondiente.

Introducción…………………………………………………………………………………………………………………………………………….02

Facturación Frecuente…....……………………………………………………………………………………………………..….….……….…03

Descripción………………………………………………………………………………………………………………………………………...03

Consideraciones generales..……………………………………………………………………………………………………………….03

Generación de los montos a facturar…….…………………………………………………………………………………………..04

Observaciones……………….…………………………………………………………………………………………………...04

Otras facturaciones frecuentes…………….……………………………………………………………………………………………05

Circuito de Venta con Contrato……………………………………………………………………………………………..…………….….06

Descripción……………………………………………………………………………………………………………………………….………..06

Diagrama…………………………...……………………………………………………………………………………………………………….06

Configuraciones previas….……………………………………………………………………………………………………..…………….…07

Esquema Operativo…………...……………………………………………………………………………………………………………....07

Rubros…………………….………...………………………………………………………………………………………………………….…....08

Conceptos……………………………………….…….…………………………………………………………………………….……………..08

Estados de Contratos..………………………….…………………………………………………………………………………………...09

Ciclo de Facturación…………………………………………………………………………………………………………………………...10

Lista de Precios……………………..……………………………………………………………………………………………………………10

Proceso de Facturación….……………………………………………………………………………………………………..…………….…..12

Alta del Contrato……………………………………………………….……………………………………………………………………….……12

Generar Proceso de Facturación….……………………………………………………………………………………………………..13

Emitir un Cubo de facturación……………….…………………………………………………………………………………………..15

Autorizar Factura de Venta………………….……………………………………………………………………………………………..16

Chequear datos del Contrato……………………………………………………………………………………………………………..17

Introducción

El presente documento tiene por objetivo guiar al usuario en el proceso de facturación correspondiente al circuito de facturación frecuente del modelo de LAC, a la vez que explicar las transacciones intervinientes, la forma de acceder a ellas y otros detalles relacionados al proceso.

El documento se divide en cuatro partes: 

1. Facturación frecuente: consideraciones generales que se aplican al modelo LAC.

2. Circuito de Venta con Contrato: breve descripción y diagrama del mismo.

3. Configuraciones previas: se refiere a las configuraciones que deberán realizarse por única vez, previo a iniciar el proceso de facturación.

4. Proceso de Facturación: pasos a seguir para completar este proceso propiamente dicho.

Circuito de Venta con Contratos

Descripción

El circuito de Venta con Contratos brinda la posibilidad de gestionar las facturaciones frecuentes y, de esta manera, permite cumplir con las condiciones detalladas en el ítem anterior. Las transacciones involucradas y sus configuraciones se encuentran dentro del módulo de Servicios. 

Antes de iniciar el proceso de facturación, deberán definirse una serie de elementos detallados en el apartado Configuraciones Previas.

Diagrama

Configuraciones previas

Antes de realizar el proceso de facturación, se deberán configurar por única vez los siguientes elementos:

1. Esquema Operativo (Maestro).

2. Rubros (Maestro).

3. Conceptos (Maestro).

4. Estado de Contratos.

5. Ciclos de Facturación.

6. Lista de Precios.

1. Esquema Operativo (Maestro)

En el Maestro ‘Esquemas Operativos'’, podrá visualizar la configuración de la Facturación masiva de contratos e identificar: a) el Facturador de contratos, es decir, la transacción en la que serán emitidas las facturas; b) la Unidad Operativa donde se podrá encontrar estas facturas; c) si el proceso lo genera el transactor o se realizará de forma manual. 

Pasos a seguir

1. Ir a la sección Todos los elementos.

2. En el buscador de la barra superior, ingresar el nombre buscado o parte de él. 

3. Seleccionar la carpeta Esquemas Operativos.

4. Identificar y seleccionar el Esquema Operativo que corresponda en el listado de la vista inicial, como muestra el siguiente ejemplo:

5. Abrir el formulario. 

6. En la solapa Factura Masiva de Contratos, podrá visualizar los datos de la Unidad Operativa y el Facturador de Contratos asignados, como se muestra en la siguiente imagen:

7. Aceptar.

2. Rubros (Maestro)

Pasos a seguir

1. Ir a la sección Todos los elementos.

2. En el buscador de la barra superior, ingresar el nombre buscado o parte de él. 

3. Seleccionar la carpeta Rubros (Maestros).

4. Crear un nuevo Rubro utilizando la herramienta agregar (+).

5. Se abrirá un formulario, donde deberá completar los campos Nombre del Rubro y Detalle.

6. Aceptar.

7. El nuevo rubro se creará en estado Activo.

3. Conceptos (Maestro)

En el Maestro ‘Conceptos’ se deberán configurar aquellos conceptos referidos a la operación de contrato. Esto permitirá definir los datos a incluir en la Factura de Venta, así como asignar la cuenta contable que se desee para la contabilización del ingreso.

Pasos a seguir

1. Ir a la sección Todos los elementos.

2. En el buscador de la barra superior, ingresar el nombre buscado o parte de él. 

3. Seleccionar la carpeta Conceptos (Maestros).

4. Crear un nuevo Concepto utilizando la herramienta agregar (+).

5. Se abrirá un formulario. 

6. Completar los campos de las solapas Principal (encabezado) y Cuentas Contables (Pie), utilizando la herramienta Lupa o agregando el texto de forma manual, según corresponda, como se muestra en los siguientes ejemplos:

1. Solapa Principal (Encabezado):

2. Solapa Cuentas Contables (Pie):

6. Aceptar. El sistema le asignará un Código al nuevo Concepto y se creará en estado Activo:

4. Estados de Contratos

En el sistema lo encontrará como ‘Estado de Servicios’. A través de él, se podrán definir previamente los diversos estados en los que se pueden encontrar los Contratos: Activo, Suspendido, Dado de baja, En definición. Se generan desde Nuevo y solo podrán facturarse los ítems (servicios) en estado Activo.

Pasos a seguir

1. Ir a la sección Todos los elementos.

2. En el buscador de la barra superior, ingresar el nombre buscado o parte de él. 

3. Seleccionar la carpeta Estado de Servicios (Administración de Ventas).

4. Crear un nuevo Estado de Contrato utilizando la herramienta agregar (+).

5. Se abrirá un formulario. Completar los campos Código y Descripción de forma manual:

6. Una vez creado el nuevo Estado de Contrato, se mostrará en la vista inicial:

5. Ciclos de Facturación

Se definen los tipos de Ciclos que se utilizan para efectuar la facturación: Mensual, Trimestral, Privados, Públicos, Locales, etc. Se genera desde Nuevo y cada uno tendrá asignado un código para agrupar todos los contratos asociados a ese ciclo.

Pasos a seguir

1. Ir a la sección Todos los elementos.

2. En el buscador de la barra superior, ingresar el nombre buscado o parte de él. 

3. Seleccionar la carpeta Ciclos de Facturación (Administración de Ventas).

4. Crear un nuevo Ciclo de Facturación utilizando la herramienta agregar (+).

5. Se abrirá un formulario.

6. Completar los campos Código y Descripción de forma manual, como en el siguiente ejemplo:

7. Una vez creado el nuevo Ciclo de Facturación, se mostrará en la vista inicial:

6. Lista de Precios

Antes de iniciar el proceso de facturación, se deberá generar una lista de precios con los valores de los conceptos a facturar. La misma se puede actualizar vía Excel (Ver Módulo Finanzas).

Pasos a seguir

1. Ir a la sección Todos los elementos.

2. En el buscador de la barra superior, ingresar el nombre buscado o parte de él. 

3. Seleccionar la carpeta Lista de Precio (Maestro).

4. Crear una nueva Lista de Precio utilizando la herramienta agregar (+).

5. Se abrirá un formulario.

6. En el Encabezado, completar los campos Nombre, Código y Moneda; indicar la fecha de Vigencia desde-hasta, y tildar el campo Habilitado, como en el siguiente ejemplo:

7. En el Detalle deberá agregar los Conceptos incluidos en la Lista de precios:

1. Habilitar la opción utilizando la herramienta agregar (+);

2. Agregar los Conceptos ya configurados, utilizando la herramienta lupa:

8. Una vez cargados los Conceptos, podrá modificar el campo Cantidad e indicar un número negativo (-) en el caso de los descuentos a aplicar, como muestra el siguiente ejemplo:

9. Aceptar.

10. La nueva Lista de precios se creará en estado Activo:

Proceso de Facturación

Una vez realizadas las configuraciones explicadas anteriormente, deberá seguir los siguientes pasos para completar el proceso de facturación:

1. Alta del Contrato.

2. Generar el Proceso de Facturación para obtener los contratos vinculados al ciclo de facturación.

3. Emitir un Cubo de Facturación.

4. Autorizar la Factura de Venta.

5. Chequear los datos del Contrato.

1. Alta del Contrato

Todos los contratos deberán ser cargados con la información pertinente para su facturación: ciclo de facturación, tipos de contratos y las condiciones establecidas con ese cliente. 

Pasos a seguir

1. Ir a la sección Todos los elementos.

2. En el buscador de la barra superior, ingresar el nombre buscado o parte de él. 

3. Seleccionar la carpeta Contrato de Servicios (Administración de Ventas).

4. Crear un nuevo Contrato utilizando la herramienta agregar (+).

5. Se abrirá un formulario.

6. Completar los campos de la solapa Principal del encabezado, utilizando la herramienta Lupa. Puede tomar como referencia el siguiente contrato ya creado:

• Tener en cuenta:  a) las Fechas de alta/baja indican la duración del contrato; b) la Lista de precios es bloqueante: el campo debe estar completo para que el sistema permita avanzar en la operación;  c) el Estado debe ser Activo para que sea incluído en el proceso de facturación. 

7. A nivel Ítems (Detalle), deberá agregar el Concepto ya cargado y completar o modificar de forma manual el campo Cantidad, como se muestra en el siguiente ejemplo del contrato anterior:

• Tener en cuenta: los campos Desde fecha/Hasta fecha heredan la información de la cabecera, pero pueden ser modificados en caso necesario.

8. Aceptar.

9. El Contrato creado aparecerá en estado Activo, con un número asignado de forma automática, como se muestra en la siguiente vista:

2. Generar Proceso de facturación

Esta transacción se genera desde Nuevo y permite generar  ‘Facturas de Ventas en estado abierta’ para luego ser autorizadas por la AFIP. Una vez creada, el sistema permitirá visualizar los contratos según los filtros preestablecidos para su búsqueda.

Pasos a seguir

1. Ir a la sección Todos los elementos.

2. En el buscador de la barra superior, ingresar el nombre buscado o parte de él. 

3. Seleccionar la carpeta Proceso de Facturación (Administración de Ventas).

4. Crear un nuevo Proceso utilizando la herramienta agregar (+).

5. Se abrirá un formulario.

6. Completar los campos Fecha y Ciclo, como muestra el siguiente ejemplo:

• Tener en cuenta: la Fecha será la del día en curso, mientras que en Ciclo deberá seleccionar el Ciclo de Facturación creado previamente, utilizando la herramienta Lupa. 

7. El proceso creado aparecerá con Flag En definición, como se muestra en la siguiente vista:

Una vez creado el proceso, deberá cargar en el mismo los Contratos vinculantes; es decir, los contratos asociados al Ciclo de facturación generado previamente.

8. En la vista inicial: posicionar el cursor sobre el proceso > hacer click con el botón derecho > en Transiciones debe seleccionar Cargar contratos vinculantes.

9. Una vez cargados los contratos vinculantes, el sistema los mostrará a nivel Ítems, en el formulario del proceso generado, como muestra el siguiente ejemplo:

10. Volver a la vista inicial y posicionar el cursor sobre el proceso creado > hacer click botón derecho > en Transiciones debe seleccionar Enviar a facturar contratos.

11. Al ejecutar esta acción, el Flag va a transicionar a Finalizado, como muestra el ejemplo:

12. A nivel Ítems, el Contrato mostrará el Estado “Factura abierta generada”, como en el ejemplo:

3. Emitir un Cubo de Facturación

Una vez generado el proceso de facturación, se puede emitir/ejecutar un Cubo para chequear las facturas de ventas. 

Pasos a seguir

1. Ingresar a la carpeta Administración de Ventas y seleccionar Cubo de Facturación Contratos.

2. Se abrirá una nueva ventana y podrá configurar las métricas para emitir el Cubo de facturación:

4. Autorizar Factura de Venta

Pasos a seguir

1. Ir a la sección Todos los elementos.

2. En el buscador de la barra superior, ingresar el nombre buscado o parte de él. 

3. Seleccionar la carpeta Factura de Venta (Administración de Ventas).

4. Identificar la Factura de Venta generada en estado Abierta en el proceso de Facturación anterior, como muestra el siguiente ejemplo:

5. Seleccionar la Factura de Venta. 

6. En la solapa Billing del encabezado, se mostrará el número asignado al Contrato, como muestra la siguiente imagen:

7. Volver a la vista inicial y posicionar el cursor sobre la Factura de Venta > hacer click con el botón derecho > en Transiciones debe seleccionar Confirmar:

8. Al ejecutar esta acción, el sistema le asignará un número a la factura autorizada y se mostrará con estado y flag Cerrada:

5. Chequear datos del Contrato 

Pasos a seguir

1. Ir a la sección Todos los elementos.

2. En el buscador de la barra superior, ingresar el nombre buscado o parte de él. 

3. Seleccionar la carpeta Contratos de Servicios (Administración de Ventas).

4. Identificar el Contrato en la vista inicial, como muestra la siguiente imagen:

5. Seleccionar el Contrato.

6. A nivel Ítems del Detalle, en la solapa Facturas Asociadas, se mostrará la factura de venta autorizada, como muestra la siguiente imagen: