Gestión de Fondo Fijo

1. Resumen del proceso

El Fondo Fijo en Calipso es una caja especial asignada a una persona o área (por ejemplo, un consultor externo) que recibe un monto inicial de dinero mediante transferencia bancaria. A partir de ese momento, los gastos se imputan directamente contra esa caja. La reposición del fondo se realiza manualmente: cuando el responsable rinde gastos, se procesa una nueva transferencia desde la cuenta bancaria hacia el fondo fijo para restituir el saldo consumido.

Importante: La reposición NO es automática en Calipso. Debe gestionarse manualmente ante cada rendición.

2. Configuración inicial del Fondo Fijo

Antes de operar, es necesario crear los registros de soporte en el sistema. Estos pasos se realizan una sola vez por cada fondo fijo que se quiera habilitar.

2.1. Crear la Cuenta de Tesorería (tipo Caja)

Esta cuenta representa al fondo fijo dentro del sistema. Se accede desde:

Tesorería → Cuentas

2.2. Crear el Concepto de Reposición

Este concepto identifica los movimientos de reposición en el sistema. Se accede desde:

Tesorería → Conceptos

3. Operación diaria del Fondo Fijo

Una vez configurado, el circuito de operación tiene tres pasos principales:

Paso 1 — Ingreso de fondos (carga inicial)

Cuando se transfiere dinero al fondo fijo desde una cuenta bancaria, se registra el movimiento en:

Tesorería → Documentos de tesorería → Carga de Fondo Fijo

• Seleccionar la cuenta bancaria de origen (la que realiza la transferencia).

• Seleccionar la caja del Fondo Fijo como destino.

• Ingresar el importe transferido.

• Registrar el número de documento o referencia de la transferencia.

• Confirmar el movimiento. El saldo del Fondo Fijo queda acreditado.

Paso 2 — Imputación de gastos

A medida que el consultor incurre en gastos y los rinde, estos se imputan como egresos de la caja del Fondo Fijo en:

Tesorería → Documentos de tesorería → Egresos Varios

• Seleccionar la caja del Fondo Fijo como cuenta de origen.

• Ingresar el concepto del gasto (ej: viáticos, materiales, etc.).

• Registrar el importe y el comprobante respaldatorio.

• Confirmar el egreso. El saldo disponible del fondo disminuye.

Es posible registrar múltiples egresos parciales en distintos momentos hasta agotar el fondo o hasta el momento de la rendición formal.

Paso 3 — Reposición del fondo

Cuando el consultor realiza una rendición (parcial o total), se procede a reponer el dinero consumido. El proceso es manual:

1. Verificar el saldo consumido en el Fondo Fijo (total de egresos desde la última reposición).

2. Procesar una transferencia bancaria desde la cuenta principal hacia el Fondo Fijo por el monto a reponer.

3. Registrar el movimiento en Calipso siguiendo el mismo procedimiento del Paso 1 (Carga de Fondo Fijo), utilizando el concepto de Reposición configurado.

4. Dejar una observación indicando el número de rendición que origina la reposición (recomendado para trazabilidad).

Importante: La reposición no se dispara automáticamente al registrar una rendición. El responsable de tesorería debe iniciarla manualmente cada vez.

4. Flujo resumido del proceso

5. Consulta y seguimiento

Para monitorear los movimientos del Fondo Fijo se puede acceder a:

• Items de movimientos de tesorería: permite filtrar por caja o por concepto para ver el detalle de cada operación.

• Movimientos de cajas: muestra el resumen de ingresos y egresos de la caja del fondo.

• Arqueo de caja: permite verificar el saldo disponible en un momento dado.

6. Buenas prácticas

• Definir el monto máximo del fondo fijo según la política interna de la empresa.

• Cada consultor o área que maneje un fondo fijo debe tener su propia caja configurada en el sistema.

• Documentar siempre el número de rendición en el campo Observaciones al momento de la reposición, para facilitar la trazabilidad.

• Gestionar la reposición en tiempo y forma para que el consultor no quede sin fondos disponibles.

• Si se desea automatizar un flujo de solicitud de reposición, esto puede modelizarse en Calipso pero requiere desarrollo adicional (no está disponible en modelo cero).

7. Glosario